Procesos de producción

¿Y a mí para qué me sirve documentar?

por Raúl Negrete






















¿Te ha pasado que te exigen que tengas manuales de proceso?

¿Te piden que tengas todo documentado?

¿Que tengas diagramado tu proceso y que todo esté en un archivo de Word que nunca vuelves a usar?

El día de hoy vamos a hablar de algo muy interesante y que recae en las preguntas anteriores. A final del día, en cualquier empresa ya sea chica sea grande, nos van a solicitar:

  • documentar la información
  • tener manuales
  • y tener nuestros procesos diagramados 

Te estarás preguntando ¿y eso a mí para que me sirve? o  ¿Cómo lo utilizo ya que lo tengo?

Con el tiempo, te darás cuenta que esta documentación nos ayuda a conocer nuestro proceso y mantener un control de todo lo que se maneja, ya que contiene un listado de actividades y pasos a seguir a detalle de nuestro proceso. Hablaremos mas adelante mas a detalle de este tema. 


Manuales de procedimientos como guías de crecimiento

La gestión de la documentación y la calidad de ésta, es de suma importancia para nuestra empresa, ya que es una guía para:

  • nuevos y futuros empleados
  • próximas auditorías
  • atracción de clientes
  • riesgos no planificados
  • detección de áreas de oportunidad
  • mejoras en el proceso

Todo esto no es por que se le haya ocurrido a tu jefe ni a al director de la empresa, tiene una fundamentación y está basado en un SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD que, probablemente alguna vez lo hayas escuchado. 


¿Qué es eso del Sistema de gestión de calidad?

Un sistema de gestión de calidad es una forma de trabajar, basada en procesos, que nos permite alcanzar nuestros objetivos. Es una herramienta que nos facilita la gestión de toda nuestra información y procesos.

Para esto necesitamos una construcción colectiva de la información, que se base en la identificación de los procesos críticos o claves para que nuestra empresa pueda funcionar correctamente. 

Esta identificación consiste en hacer un diagrama que contenga:

  • Nuestro macroproceso
  • Identificación de riesgos
  • Cadena de valor

Te recordamos que en Grupo CAPEM tenemos el expertise para realizar estos análisis y llevar a tu empresa en el proceso. Contáctanos aquí.

También, podemos apoyarnos y fundamentarnos en la ISO 9001:2015, que trata  precisamente de los sistemas de gestión de la calidad. Pero eso lo trataremos en otro blog. Mientras tanto, entremos a detalle a los manuales de procesos. 


Paso 1. Desarrollo de manuales de proceso

Una vez que identificamos cuáles son los procesos vitales para nuestra empresa, podremos pasar a una estructuración de nuestros manuales de procesos.

La creación de un manual de procesos ayuda a estandarizar actividades, a eliminar la variación de la información y que siempre obtengas el mismo resultado con el seguimiento puntual de los pasos a seguir. 

¿Qué tiene que llevar un manual de procesos?

Tiene que contemplar cosas fundamentales para y de tu proceso, pongámoslo en una lista: 

Descarga aquí tu plantilla de manual de procesos

OBJETIVOEl objetivo de tu manual es fundamental para no perder el rumbo de tu procedimiento.
ALCANCE¿A qué departamentos va a aplicar, qué partes de la operación lo van a utilizar?
POLÍTICASComo tal, son las reglas del juego, todas esas limitantes para controlar tu proceso de manera eficiente.  Lo que sí puedes hacer, lo que no puedes hacer, qué límites tiene tu proceso, qué requerimientos necesitas para ejecutarlo.  
RESPONSABILIDADESAquí podrás definir los roles de cada participante: todas las actividades y acciones que tiene que realizar para la ejecución correcta del proceso.
PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROLEstos serán los indicadores que te ayudarán a controlar tu proceso y saber si se está ejecutando de manera correcta.
ANEXOSAnexos se refiere a toda la documentación que requiere tu proceso para estar completo: normas, diagramas, instructivos de trabajo, documentación legal, formatos, etc. 
PROCEDIMIENTOSAquí ya entra a detalle tu proceso. Se coloca el diagrama de este con la explicación y los pasos a seguir: cómo se va a ejecutar, qué va primero, qué va después, y la documentación que se va generando. 
GLOSARIO DE TÉRMINOSEl glosario se usa para comprender el vocabulario técnico que se llega a utilizar dentro de la explicación del proceso, y que pueda ser interpretado correctamente. 


Pues bien, a grandes rasgos esta es la esencia de un manual de procesos, claro que requiere dedicación y tiempo de análisis para poder armar el manual de una manera que nuestro proceso quede tan claro como el agua. 

El primer paso para realizar un manual de procesos es las ganas de mejorar tu departamento, proceso o tus actividades laborales. Se requiere empeño y dedicación. 

También es importante mencionar que vas a requerir el apoyo de tu equipo de trabajo y que todos los departamentos estén involucrados. Esta no es una actividad individual, sino que es multidisciplinaria. Es necesario tener la visión de todos los que tengan un punto de decisión dentro del proceso. 

Una vez llevado a cabo tu manual de procesos, vas a tener la suficiente información para controlar tu proceso como: 

  • Indicadores 
  • Resultados esperados
  • Solución de problemas o desviaciones en el proceso
  • Auditorias de calidad

Y como mencionaba al principio, crear o idear mejoras. 

Para cerrar este tema, que en lo personal me apasiona muchísimo, me gustaría mencionarles algunas reflexiones y conclusiones a las que he llegado con mi experiencia en estandarización de procesos:

  1. La importancia de mantener tu información documentada logra que la organización se conozca y, en caso de que lleguen nuevos compañeros de trabajo, puedan adaptarse y conocer a fondo el proceso en el que van a estar trabajando. 
  2. La información documentada no solo es un archivo de word, es un documento que te va a ayudar a controlar tus procesos de inicio a fin, donde podrás estipular las reglas del juego. 
  3. Un manual de procesos te dará el panorama de cómo va tu proceso, si está o no funcionando. 
  4. Los procesos requieren estructura y documentación para anticipar cualquier situación que se presente. 
  5. Un manual de procesos es una herramienta poderosa para el control de la calidad de tus productos o servicios, es una imagen de los mismos.
  6. La estandarización de tu documentación es de suma importancia para no tener fallos en los procesos.
  7. Un manual de procesos siempre debe de estar compartido para los que tienen contacto con ese proceso. 

Si requieres asesoría para tu empresa, contáctanos y llevaremos tu PYME paso a paso. O bien, investiga más fuentes de información de los sistemas de gestión de calidad, manuales de procesos, diagramación, etc. 


¿Quieres obtener tu propia plantilla de Manuales de Procesos?

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